4 Infraestructura, producción y logística

4.1       Infraestructura e instalaciones

4.2. Proceso de fabricación, prestación de servicios

4.2.1 Flujo/Fases de producción

4.2.1.1 Descripción del proceso

4.2.1.2 Planta y equipamiento

4.3       Capacidad de producción

4.4       Recursos necesarios

4.5       Control de calidad

4.6       Medidas de seguridad-Prevención de riesgos laborales

4.7       Factores medioambientales

4.8       Aprovisionamiento y logística

4.8.1 Proveedores, políticas de compra y parámetros de aprovisionamiento

4.8.2 Gestión de stocks

4.9       Valoración de existencias

4.9.1 Precio de Adquisición

4.9.2 Coste de producción

Sea cual fuere nuestro modelo de negocio es necesario estructurar y analizar profundamente la infraestructura, producción y logística necesarias para la comercialización de nuestro producto o servicio.

Es un punto fundamental del Plan de Negocio al que debes prestar gran atención, sobre todo porque te servirá de reflexión y guía para llevar a cabo el desarrollo de tu producto o servicio.

En primer lugar, define cual  será la infraestructura e instalaciones necesarias para el desarrollo de tu negocio. En nuestro plan de empresa, las instalaciones deben ser definidas de forma detallada, sus medidas, características y la capacidad de producción que pueden llegar a albergar.

No obstante, antes de elegir las instalaciones, debemos analizar una serie de factores que posteriormente van a influir en el desarrollo del negocio. Cuestiones del local como la ubicación, el tamaño, la distribución, las características o la decisión entre comprar y alquilar, deben ser planteadas previamente antes de tomar una decisión y de la respuesta que obtengamos, daremos informe en el plan de empresa.

Ubicación: Para elegir la ubicación idónea, el emprendedor debe analizar las diferentes localizaciones posibles donde implantar el negocio. Para hacer una elección razonable, se nos plantearán una serie de preguntas: ¿Es el sitio idóneo para nuestro negocio? ¿Será accesible y visible para los clientes? ¿Necesitamos estar situados dentro de una zona industrial, comercial...?  ¿Requiere nuestro negocio alguna característica especial de almacenaje o distribución...?

Tamaño: La superficie de nuestro local influirá directamente en el precio a pagar. El emprendedor debe elegir el establecimiento con la amplitud necesaria para desarrollar la actividad de su negocio. Puede suceder que el empresario se plantee una expansión a corto/medio plazo por lo que el local vaya a quedar pequeño. Probablemente en los inicios, la inversión económica no nos permita un local "para toda la vida". Dependerá de nuestras expectativas de futuro la opción de un cambio de ubicación.

Distribución: Ligado al tamaño, está el factor de la distribución. Debemos diseñar nuestro negocio de la mejor manera posible para aprovechar al máximo el espacio disponible.  Si nuestro negocio va a ser de cara al público, este factor será fundamental y debemos partir de la idea de que necesitamos una distribución sencilla y accesible para la clientela.

Características del local: Es importante también tener en cuenta la normativa legal vigente. Todo local debe cumplir una serie de requisitos, es más, uno de los trámites para crear un negocio pasa por acudir al ayuntamiento y solicitar una licencia de apertura. Es por tanto indispensable que nuestro local sea apto y cumpla con la ley al respecto, adaptando en caso contrario nuestras instalaciones.

¿Compra o alquiler? Está claro que resolveremos esta cuestión dependiendo de la capacidad económica que tengamos. Podemos empezar nuestro negocio con un local en alquiler y dependiendo de nuestras expectativas de futuro y del avance del negocio, plantearnos la necesidad de la inversión en una compra.

Una vez analizadas las características de las instalaciones, centrémonos en las infraestructuras. En infraestructuras, incluiremos todos aquellos componentes que necesitamos tener en las instalaciones para fabricar el producto o desarrollar el servicio. Estará incluida la maquinaria, el transporte,  los  elementos de seguridad, los elementos decorativos, instalaciones especiales (eléctricas, informáticas...) tratamiento de residuos, etc.

En definitiva mediante el análisis de las infraestructuras e instalaciones previstas, explicaremos y podremos analizar cuál será nuestra futura capacidad de producción (apartado explicado en el punto 4.3) y calcular así cual sería el máximo productivo que podrías alcanzar con ellas antes de plantearte una ampliación.  

4.2. Proceso de fabricación, prestación de servicios

4.2.1 Flujo/Fases de producción

4.2.1.1 Descripción del proceso

4.2.1.2 Planta y equipamiento

Una vez definida la infraestructura e instalaciones necesarias debes explicar el proceso de fabricación de tu producto o la prestación de tu servicio.

Recordemos que ante todo tengamos en cuenta que si el plan de negocio está enfocado a buscar inversores, la persona que lo lea quizá no tenga muchos conocimientos técnicos sobre la materia. En tal caso, intenta que la explicación sea lo más exhaustiva posible pero sin abusar de los tecnicismos.  

Respecto al proceso de fabricación, este punto dependerá del tipo de negocio que realicemos. Según lo complicada o sencilla que sea la elaboración de tu producto o servicio, este apartado será más o menos laborioso.

Si tu negocio se basa en la comercialización de productos fabricados por terceros establece y diseña en este punto el canal de distribución del producto.

Si el producto o servicio es elaborado en tus instalaciones explica ampliamente el proceso de fabricación. Realiza minuciosamente el diseño del proceso de fabricación de tu producto o en su caso, el proceso de desarrollo y entrega de tu servicio.

Deberás describirlo de forma pormenorizada, haciendo especial hincapié en el flujo del proceso de fabricación, en la capacidad de producción prevista, en las necesidades de aprovisionamiento de materias primas y suministro energético, en los mecanismos de control de calidad que se habiliten, en las medidas de prevención de riesgos que se apliquen, así como en las de protección medioambiental que se adopten.

El flujo o fases de producción representa un eje fundamental del proyecto y es importante que todo quede bien definido pues evitará muchos errores que se detectarían en el producto final. No lo hagas de cualquier forma, intenta que sea lo más fiel a como se vaya a realizar en un futuro y de forma que sirva de manual para el trabajo diario y la formación de tus trabajadores.

En ocasiones, si el proceso es muy complejo se deberá desarrollar un documento aparte más extenso que contemple absolutamente todos los detalles de la producción y que se convierta en el libro de ruta de los trabajadores.

La descripción del proceso de fabricación o prestación de servicios debe ser detallada en todos sus ámbitos. Si tu producto es demasiado complejo y requiere toda una serie de dibujos, planos o fotografías es conveniente que añadas toda esta información en un anexo.

La descripción del proceso debe abarcar todos los pasos necesarios para la producción del producto o servicio, los materiales necesarios y la tecnología. A su vez debes especificar la necesidades de mano de obra que vas a necesitar y qué cualificación necesitarán los empleados para realizar el trabajo.

Realiza un calendario de producción de tal forma que puedas saber cuánto tiempo tardarás en realizar x productos o servicios con tu infraestructura y personal.

También debes contemplar en este punto todo aquello relacionado con la normativa en materia de calidad, seguridad y homologaciones que se vaya realizando durante el proceso de producción.

El proceso de producción va íntimamente ligado a la capacidad de tu equipamiento. La producción no puede aumentar por encima de los límites de la capacidad de tu equipamiento y personal.

Estudia todo lo referente a metros cuadrados de edificios o terrenos necesarios, a la capacidad de la instalación eléctrica necesaria, sistemas de seguridad, almacenaje, etc. Se trata de calcular qué capacidad necesitas para empezar y cuál es el máximo al que podrías llegar con esos parámetros.

En el caso de tratarse de un servicio se presenta la misma problemática, si el negocio crece y hay más demanda de servicios tendrás que contratar más personal y quizá debas cambiar de oficina o ampliar el espacio inicial. Todo esto hay que planificarlo.

4.3 Capacidad de producción

La capacidad de producción es la cantidad máxima que se puede fabricar o el máximo número de servicios que se pueden prestar en un periodo determinado de tiempo. Dependerá fundamentalmente de varios factores como la capacidad técnica de la fábrica o equipo, del número de personas disponibles para el trabajo, de la capacidad de almacenamiento y otros factores que determinarán cual es el límite productivo en esas circunstancias.

La capacidad de producción puede ir evolucionando con el tiempo y si se prevén más ventas se puede ir aumentando con nuevas adquisiciones o mejoras de los procesos productivos.

4.4 Recursos necesarios

En este apartado debes reflexionar sobre qué necesitas para ejecutar y mantener la producción. Este punto debe estar perfectamente sincronizado con el proceso productivo, ya que no puede darse la situación de que no dispongas de materia prima para realizar tu producto. Además de la materia prima necesaria, tendrás que considerar aspectos como el suministro energético, o de algún tipo de combustible. Por ejemplo, en referencia al suministro eléctrico, si este factor es tan importante para nosotros como la materia prima, debes estar preparado para posibles caídas de la red contando con algún tipo de generador o energía alternativa. Si hablamos de algún tipo de combustible necesario para nuestra fabricación del producto, debemos controlar su suministro y almacenamiento.

En el caso de tratarse de un servicio el asunto resultará más sencillo, pero debes tener una previsión de la demanda de los clientes para no tener problemas después con los plazos de ejecución.

4.5 Control de cualidad

En nuestro Plan de Empresa, explicaremos de forma breve todas las medidas puestas en marcha para garantizar la calidad de nuestro producto o servicio y los mecanismos de corrección ante una posible falta de calidad. Por lo tanto, estas medidas que deben estar dirigidas no solo a corregir o reducir defectos del producto o servicio, sino a prevenir que estos sucedan.

El control de calidad es una exigencia interna que debes contemplar para sacar al mercado un buen producto o servicio, pero  también es una exigencia externa, ya que existen una serie de normas de calidad internacionales, como las normas ISO, para garantizar que hacemos un buen trabajo de cara a nuestros clientes. Además, si tus clientes son empresas probablemente nos exigirán el cumplimiento de estas normas de calidad como condición para la compra o contratación de servicios, por lo que este punto se debe convertir en uno de los aspectos más  importantes a tener en cuenta en el desarrollo de nuestro negocio. No obstante, no solo hay que aplicar las normas de calidad a los procesos de producción, estas normas deben abarcar todos los procesos de la empresa, como  la atención al cliente, el control de proveedores, etc.

Las normas de control de calidad deben de estar integradas en el proceso productivo y estar aglutinadas bajo una única norma, es decir, coordinaremos el control de calidad con una norma común y esencial que aplique y garantice el cumplimiento de la calidad. En caso de que exista un proceso complejo para garantizar la calidad, deberemos asignar una persona que se responsabilice de la supervisión de la calidad.

4.6 Medidas de seguridad-Prevención de riesgos laborales

Al igual que las normas de calidad la prevención de riesgos laborales debe estar integrada en todos los procesos productivos.

En función de los riesgos presentados según la actividad existe una legislación que nos indica claramente la normativa a seguir. Dependiendo de la actividad y volumen de trabajadores de la empresa, la legislación prevé una serie de puestos de trabajo obligatorios dedicados exclusivamente al control de riesgos laborales.

4.7 Factores medioambientales

Toda empresa genera residuos, ya sea una fábrica o una pequeña oficina. En este punto debes reflejar cómo vas a tratar y reciclar esos residuos.

En el caso de tratarse de una actividad productiva en ocasiones, según el tipo de residuos existe una legislación muy estricta al respecto. Si consultas en asociaciones empresariales del sector o directamente a las consejerías de medio ambiente de tu comunidad podrás informarte de los requisitos medioambientales que debe cumplir tu empresa.

En ocasiones, determinadas actividades puntuales requieren un estudio de impacto ambiental que debe ser realizado por un experto en el tema y aprobado por la autoridad competente.

4.8 Aprovisionamiento y logística

4.8.1 Proveedores, políticas de compra y parámetros de aprovisionamiento

4.8.2 Gestión de stocks.

4.8 Aprovisionamiento y logística

En este apartado planificaremos todos los aspectos relacionado con la adquisición, transporte y almacenamiento de los materiales necesarios para realizar la actividad. Todo lo relacionado con proveedores, políticas de compra, gestión de stocks, etc. Por otro lado también tendrás que reflejar en este punto la logística necesaria para la entrega final del producto, los procesos necesarios en la post-producción, aunque sin entrar en el tema de los canales de distribución, ya que de ese aspecto hablaremos dentro de las estrategias de marketing y comercialización.

El aprovisionamiento y logística variará en función del tipo de negocio pero realmente si lo piensas, ya sean productos o servicios el concepto general es el mismo, sólo tienes que extrapolarlo a uno u otro sentido.

4.8.1 Proveedores, políticas de compra y parámetros de aprovisionamiento (distancia, coste, plazo de entrega)

Para empezar, debemos estudiar los procesos de aprovisionamiento de las materias primas o servicios básicos necesarios para el proceso de producción o realización del servicio y hasta su uso final. ¿Dónde vamos a adquirirlos? ¿Cuánto me va a costar? ¿Podré hacer un aplazamiento del pago? ¿Cuánto van a tardar en darme los materiales o servicios que necesito?

Las respuestas a estas preguntas se consiguen mediante los proveedores. Es fundamental tener buenos proveedores, ya que en la mayoría de los casos son los que ocasionan más de la mitad de los costes de producción del producto o servicio y además, de su buen aprovisionamiento, dependerá el proceso de nuestra empresa.

Hay que identificar y estudiar muy bien cada proveedor necesario y hacer una clasificación, de modo que sepamos qué ofrece cada uno y si satisface nuestros requisitos y necesidades de calidad, costes y formas de pago, tiempo de respuesta y plazos de entrega, etc. En resumen, debes establecer cuáles son tus necesidades y qué proveedores te convienen.

Por poner un ejemplo puede ser que un requisito sea la cercanía porque debido a tu actividad empresarial trabajas con productos perecederos. Por otro lado, puede ser interesante centrarse en la reducción de costes. Un negocio que trabaje con productos de lujo puede ser que no le importe esperar meses los pedidos por internet a otros países si con ese proveedor se consigue una considerable reducción del coste.

No obstante, no es conveniente tener muchos proveedores, pues así nunca se conseguirá ser buen cliente de ninguno y de este modo obtener buenos precios, aunque tampoco podemos quedar a merced de unos pocos que puedan hacer peligrar el negocio por falta de suministro. Mediante el análisis de todos los factores que puedan influir en nuestra relación con los proveedores, conseguiremos las mejores respuestas para nuestra empresa.

La gestión de stocks es la capacidad de almacenamiento básica para que el proceso de producción no pare. No se trata de almacenar el máximo posible sino de almacenar la cantidad justa que necesitamos para el proceso productivo de modo que nunca peligre esta mercancía, ya sea  por un paro en la producción como por falta de materia prima. Se trata de mantener siempre este equilibrio. Para ello hay que planificar muy bien cómo se va a gestionar el stock para que todo fluya de esta manera.

4.9 Valoración de existencias

4.9.1 Precio de Adquisición

4.9.2 Coste de producción

Dependiendo del tipo de negocio hay que valorar las existencias según su precio de adquisición o su coste de producción.

Esta variable tiene que ser controlada en todo momento pues interfiere en algunos procesos de la contabilidad de la empresa (desarrollaremos la contabilidad en el apartado plan económico financiero) y siempre debes saber qué tienes guardado y cuánto has ganado realmente. Si no contabilizas esta variable puedes pensar que has tenido pérdidas al ser los gastos de producción mayores que las ventas pero en realidad tales pérdidas no existen, simplemente la mercancía se ha producido pero no se ha vendido todavía.

El precio de adquisición es el resultado de la suma de diferentes variables. Una de esas variables sería lo reflejado en la  factura mas todos los gastos adicionales que se producen hasta que el producto es almacenado , es decir, transporte, seguros, manipulación, etc. El IVA o cualquier otro tipo de impuesto se sumarán al precio de adquisición si dicho impuesto no va a ser devuelto por hacienda.

El coste de producción lo podemos calcular sumando el coste de adquisición de las materias primas, materiales consumibles como combustibles para el proceso de fabricación y otros costes directamente imputables al producto.