2 Organización y Recursos Humanos

2.1       Organización de la compañía y composición del equipo de gobierno

2.2       Perfiles/Puesto Requeridos

2.2.1   Descripción y ubicación

2.2.2   Funciones y responsabilidades

2.2.3   Habilidades y cualificaciones

2.3       Políticas de Recursos Humanos

2.3.1   Selección y contratación

2.3.2   Retribuciones e incentivos

2.3.3   Evaluación del desempeño

2.3.4   Formación

2.3.5   Carrera profesional

2.4       Políticas operativas

2.5       Necesidades de personal y perspectivas de crecimiento

Las personas que integran nuestro proyecto son las herramientas más valiosas de nuestra empresa. Su administración y cuidado, por tanto, deben ser aspectos estudiados de forma detallada para evitar cualquier tipo de conflicto que pueda surgir.  Recursos Humanos son las actividades administrativas como el control, el pago de sueldos, la plantilla que integra nuestra empresa, etc. Pero la definición debe ir más lejos. Debemos saber explotar el potencial de nuestros empleados, conseguir que se sientan contentos y funcionen bien, ya que en el trabajo de las personas se basará el éxito de nuestro negocio y lograremos alcanzar nuestras metas.

Mediante el plan de Recursos Humanos, analizaremos y determinaremos cualquier aspecto que esté relacionado con la política de personal: organización y dimensión de la compañía, la composición del equipo directivo, los perfiles de nuestros empleados o los puestos requeridos, la política que pongamos en funcionamiento de cara a nuestros empleados, tanto a nivel humano como en cuestión de reglas  y las necesidades de personal y la perspectiva de crecimiento que tengamos. Por muy pequeño que sea nuestro negocio, deberemos tener en cuenta estos puntos.

2.1 Organización de la compañía y composición del equipo de gobierno

Es importante que tengamos claro las funciones de cada miembro de nuestro equipo para que cada uno realice unas funciones determinadas. Deberemos tener claro los distintos departamentos que componen el negocio ya que nos guiará y detectará cualquier fallo que pudiera haber para así corregirlo. Igualmente analizaremos las relaciones y la dependencia que unos departamentos tengan con otros

También, deberemos conocer nuestras propias  funciones y las de los demás socios que integren los altos órganos de gobierno. Una de las causas más habituales de disolución de sociedades es originada por un mal planteamiento dentro de los órganos de gobierno. Debemos asignar un área a cada miembro para que trabaje en ese campo y no haya motivo de disputas por solapamiento de trabajo.

Para ello, es imprescindible crear un organigrama o tabla que explique de forma gráfica los diferentes niveles que pueda haber dentro de la compañía y en qué niveles se relacionarán unas personas con otras.

2.2       Perfiles/Puesto Requeridos

2.2.1   Descripción y ubicación

2.2.2   Funciones y responsabilidades

2.2.3   Habilidades y cualificaciones

Dentro de la organización y tras analizar la composición de la empresa, detectaremos qué tipo perfil necesitaremos en cada área.

Para ello debemos preguntarnos en qué puesto necesitamos al personal, cuántas tareas le asignaremos al trabajador así como qué tareas serán.  En función de la respuesta, definiremos el número de empleados necesarios para cumplir cada aspecto, lo que nos ayudará a configurar el tipo de horario (partido o continuado).

Habrá que definir el nivel de conocimiento y la capacitación requeridos para el puesto, lo que nos dará un perfil necesario. Está claro que no pediremos las mismas exigencias a la hora de contratar un/a secretario/a que por ejemplo un analista económico e igualmente si la capacitación es mayor, el salario deberá serlo.

2.3       Políticas de Recursos Humanos

2.3.1   Selección y contratación

2.3.2   Retribuciones e incentivos

2.3.3   Evaluación del desempeño

2.3.4   Formación

2.3.5   Carrera profesional

Por política de recursos humanos entendemos el conjunto de acciones desarrolladas para los empleados.

Una vez analizados los perfiles requeridos, pasaremos a hacer la selección y contratación de los mismos. Realizaremos una búsqueda de trabajadores, analizaremos el currículum y concertaremos una o varias entrevistas personales donde explicaremos nuestras condiciones y donde el futuro empleado explique sus habilidades y cualificaciones. Una vez que ambas partes lleguen a un acuerdo, se formalizará la contratación. Debemos tener en cuenta qué tipo de contrato elegiremos para cada miembro, las condiciones generales de las relaciones laborales y el coste. No es necesario que todos nuestros empleados tengan contrato de tiempo completo o indefinido. Habrá que analizar si es conveniente contratos parciales o si tan sólo necesitamos un asesoramiento algunas veces al mes. El empresario deberá reflexionar sobre cuatro puntos básicos: Salario, jornada de trabajo, costes de personal y tipo de contrato.

Para cada uno de nuestros empleados deberemos tener establecidas las retribuciones o salario base que el empleado recibirá cada mes así como los incentivos que se fijen.

Estableceremos los salarios por categorías de trabajadores, teniendo en cuenta la cualificación y experiencia del mismo, el mercado de trabajo, así como los costes y los convenios colectivos. También tendremos que tener en cuenta la previsión anual de incremento de salarios y los regímenes de Seguridad Social para la categoría del trabajador.

La evaluación del desempeño es el análisis que  nos indicará si la selección del empleado y la formación que le hemos dado ha sido satisfactoria y el trabajador está siendo productivo. Si la valoración fuese negativa tomaremos las medidas necesarias. Es, además, un elemento de control que sirve para premiar los mejores elementos e identificar los peores  y así conseguir una mejora de nuestra empresa. 

Mediante la evaluación conseguiremos información sobre el rendimiento del empleado con vistas a mejorar el desempeño del trabajo, reajustar los salarios, promocionar o cambiar de ubicación a los empleados... En resumen, la evaluación del desempeño servirá para intentar estimular al empleado y que crea en sus posibilidades para que realice su tarea de forma eficaz.

Dependiendo de la política de Recursos Humanos elegida por la empresa, la responsabilidad en la evaluación corresponderá al gerente, al jefe de área, al departamento de Recursos Humanos, a una comisión nombrada para este fin o incluso al propio empleado. Lo más común es que sea el gerente el que establezca los criterios para esta evaluación, pero a su vez estará asesorado por el departamento de Recursos Humanos que le guiará en los temas a tener en cuenta para la evaluación.

En pequeñas y medianas empresas en las que no exista un Departamento de Recursos Humanos propio o existan pocos órganos de gobierno, también es muy importante evaluar el rendimiento de los empleados para así incentivarlos, pero este aspecto  se desarrollará de forma más personalizada y menos burocrática.

      Formación

Mediante la formación, daremos al empleado las directrices necesarias para trabajar en nuestra empresa. Debemos explicar al trabajador la política de empresa para que nos conozca, las diferentes áreas que la componen y cualquier aspecto que sea destacable y necesario. Igualmente debemos dar una visión exacta de las funciones que queremos que desarrolle.

Si fuera necesario, realizaremos un curso de formación para explicar algún aspecto que los trabajadores desconozcan como el funcionamiento de nuestra herramienta de trabajo. Una vez formado y cuando el trabajador esté al tanto de sus funciones, comenzará la puesta en práctica de lo aprendido, teniendo en cuenta que el rendimiento aumentará a medida que el empleado conozca más profundamente el trabajo. Habrá que tener paciencia y no esperar que el primer día el empleado sepa hacer todo. Además, el trabajador debe de tener un supervisor o una persona de ayuda al que acudir ante cualquier duda.

Si la empresa varía su forma de trabajar a una nueva que el empleado desconozca debemos formarlo para que aprenda los nuevos procedimientos.

Además de la formación para el trabajo, debemos enseñar aspectos de seguridad laboral con vistas a evitar cualquier tipo de accidente en la empresa.

Un aspecto a tener en cuenta es la carrera profesional que el empleado va a tener en nuestra empresa. Debemos intentar cuidar y mantener a las personas más valiosas y cuyos rendimientos sean mayores. Para ello, les daremos una serie de incentivos o estableceremos un sistema de promoción dentro de la empresa hacia puestos más importantes.

A lo largo de la vida de la empresa, la plantilla que la conforma variará. Entrarán nuevos trabajadores, otros se irán, se promocionará a empleados, etc. Por este motivo, es necesario tener establecidas una serie de normas escritas que expliquen nuestra forma de trabajar. Por ello, debemos crear un manual en el que se expliquen los distintos puntos de funcionamiento referente a temas de horarios, reglas básicas de comportamiento y medidas anti disciplinarias, formas de evaluación de los trabajadores, promociones que se pudieran realizar, datos de salarios y de vacaciones del trabajador, uso de las diferentes herramientas de trabajo, protección de datos, y cualquier punto que la empresa considere de necesario conocimiento del trabajador.

2.5 Necesidades de personal y perspectivas de crecimiento

Por este punto entendemos la planificación que haremos de cara al futuro de la empresa. Toda compañía debe trabajar para mejorar cada año. Por eso, debemos tener claro el proyecto de crecimiento de nuestro negocio en un periodo de tiempo. Plantearemos le necesidad de contratación de nuevos empleados para cada departamento en un futuro así como el crecimiento de cada área de nuestra empresa. Debemos tener datos cuantificables de los plazos, de la cantidad de recursos requeridos, de los puestos de trabajo que necesitaremos cubrir, de los gastos en personal así como de los gastos en recursos futuros (compra de materiales necesarios).